——办公室工作之我见

中山市小水电管理总站  钟洁红

    办公室是一个单位的枢纽，起着承上启下、综合协调、参谋助手和服务保障等作用。那么，应如何做好办公室工作，发挥办公室职能作用，为单位中心工作服务呢？我认为，应从如下几个方面着手：

    一、提高思想认识，充分认识办公室工作的重要性。

    办公室是单位的一个综合办事机构，是连接内外、沟通上下、协调左右的纽带，其地位十分重要。办公室工作千头万绪，纷繁复杂，涉及日常事务、文秘、人事、档案、财务、信息、后勤服务等各方面，每一项工作都与单位有着密切的联系，很多具体的事情都涉及到干部职工的切身利益，无论哪一方面工作做得稍有不慎或出差错，都会产生很大影响和带来严重后果。因此，首先要提高思想认识，摆正位置，充分认识办公室工作的重要性，明确办公室工作地位的特殊性，时刻牢记办公室每项工作都是“牵一发而动全身”的事。只有这样，才能以端正的态度、积极的行动去开展办公室工作。

    二、要热爱办公室工作。

    热爱办公室工作是每一个办公室工作人员的本职要求，也是做好办公室工作的前提之一。办公室工作琐碎而复杂，要做好这些方方面面的工作，处理好各种各样的问题，这就要求办公室工作人员要热爱办公室工作，忠于职守，从大局出发，以饱满热情去迎接这项工作的挑战，克服办公室工作的“杂、繁、急”，从而把办公室工作做好。

    三、提高办公室工作水平，为单位中心工作服务。

    要做好办公室工作，关键是要提高办公室工作水平。首先，要提高服务意识，树立办公室良好形象。办公室工作不只对内服务，更多时候是对外沟通联系与服务。办公室工作人员的一言一行都代表着本单位的形象。因此，办公室工作人员要有一个好的精神面貌，待人接物要文明礼貌，谈吐要自然和谐，那怕是接听一个电话，礼貌和耐心也是必不可少的，因为一点点的小事它都可以影响整个单位的声誉，甚至带来不良的后果。同时，办公室工作人员要有强烈的服务意识，不能满足于“领导叫干啥就干啥”，要变被动为主动，凡事早考虑、早着手，为领导分忧，为职工服务。其次，要转变工作作风，改进工作方法。办公室的每一项工作都与整个单位的全局有着密切的联系。在开展办公室工作时，要理清思路，分清轻重缓急，统筹兼顾，合理安排，忙而不乱，紧张有序，提高整体工作效率。对工作中的矛盾要善于思考，要有强烈的事业心和责任感，工作要脚踏实地，真抓实干，在工作任务较多时要冷静思考，一一落实，要以事业为重，不能掺杂个人感情，凭个人意志办事，要为同志们多办实事、办好事。第三，要提高人员的素质。办公室工作涉及面广，如果不提高人员的素质就无法把办公室工作水平提高。提高人员的素质应从下面三个方面下功夫：一是加强学习。办公室是单位的一个“窗口”，每天都要处理各种事务性工作，没有较高的政治素质和业务能力是难以胜任的。因此，要采取多种形式加强学习教育，不断强化素质。应以自学为主集中学习为辅，定期组织学习政治理论、政策法规和相关的业务知识，及时掌握国内外政治、经济形势，了解新的业务发展动态，保持工作人员思想上与时俱进。在做好各项日常工作的同时，妥善处理工作和学习的矛盾，充分利用一切业余时间进行“充电”，不断提高正确分析和把握形势的能力，不断提高工作人员的思想政治素质、政策理论水平，增长和充实专业技能知识。二是明确分工与职责。办公室业务工作分类较多，不像其他股室那样较为单一，从文件收发、后勤管理、档案管理到财务管理、政务信息报送、政工人事等工作都需要有明确的分工和职责。要按岗位进行合理分工，明确各人的职责，这样才能各施其职，各尽其责，使办公室工作有序开展。三是抓好制度管理。正所谓“没有规矩不成方圆”，办公室要根据本单位和人员的分工情况制定和健全各项工作制度，做到有章可循，使各人明显感到约束力，明白自己该干什么，要干好什么。

    四、发挥办公室作为沟通桥梁的作用，增进团结，促进单位各项工作的顺利开展。

    所谓沟通，是人与人之间的思想和信息的交换。思想上和感情上的沟通可以增进彼此的了解，消除误解、隔阂和猜忌。沟通有利于明确单位的发展目标，有利于职工之间的相互了解、交流，结成伙伴关系。办公室正是架起在领导、各股室和职工之间的一座沟通桥梁，发挥好它的沟通桥梁作用，不仅能及时地把领导的指示精神向职工传达，让职工了解情况和明确工作方向，也能及时地把职工的意见和建议向领导反映，让领导明白职工的意愿，以便于及时解决职工工作中和生活上所碰到的困难。同时，单位中各个股室和各个职务是相互依存的，要做好办公室工作，也必须加强办公室内部人员及办公室与各股室之间的沟通。只有这样，才能增进团结，形成合力，心往一处想，劲往一处使，共同把单位的各项工作完成好。

    五、加强财务管理，严把经济关。

    我市水利系统各直属单位的办公室还负责财务工作，作为办公室工作重点之一，必须要加强财务管理，严把经济关。在新世纪新形势下，财务管理工作越来越规范化、科学化。一定要严格执行国家的财务政策、财经纪律，认真执行中山市国库集中支付制度，实行执行收支两条线管理，统一按照中山市政府采购目录及采购限额标准等有关规定进行办公设备、货物的采购，严格按程序做好工程和服务项目的立项及招投标。合理编制财务预算，健全和完善单位的内部审批制度，规范准确设置会计科目，规范财政票据的填写与保管，做到原始凭证真实、合法、齐全，账目清晰、报表准确。及时将非税收入收缴国库，切实合理用好和管理好财政资金，使单位的经济管理工作上一个新台阶。同时，通过对水库、电站进行科学合理的调度，使水库、电站的经济效益和社会效益最大限度地发挥出来，为财政多作贡献。